Yürüttüğüm her PIM projesi aynı beş adımdan geçti. Süreler değişiyor. Yapı değişmiyor.
Aşağıdaki metni, birlikte çalışmaya başladığımızda müşterilerimle paylaşıyorum. Her adımda ne yaptığımızı, ne kadar sürdüğünü ve projelerin nerelerde takıldığını anlatıyor.
Adım 0: Teklif (1–2 ay)
Teklif yazmadan önce projeyi anlamam gerekiyor. Dört başlık var:
- Mevcut veriler. Bugün nerede duruyorlar? Excel dosyalarında mı? Kimsenin güvenmediği bir ERP’de mi? Satış tarafındaki alanları mühendisliğin teknik föyleriyle uyuşmayan bir CRM’de mi?
- Çıktı kanalları. Veriler nerelere aktarılacak? Genelde önce web sitesi geliyor. Sonra teknik föy. Ardından katalog, montaj kılavuzu, broşür.
- Kaynaklar. Kararı kim veriyor? Veri girişini hangi ekip yapıyor? Mühendisliğin yazıya dökmediği teknik bilgiler kimde?
- Değişkenler. Kaç SKU var? Kaç dil? Aynı ürünün ABD pazarı ve diğer pazarlar için farklı versiyonları var mı? Aydınlatmada cevap neredeyse her zaman evet.
Sonra teklif geliyor. Bütçede üç kalem var:
- Yazılım sağlayıcısının ücreti. Sağlayıcıya ödenen yıllık PIM aboneliği.
- Yazılım geliştirme ücreti. Entegrasyonları ve çıktıları hazırlayan geliştirme ekibine ödeniyor. Web sitesi, teknik föy ve 1. Faz’daki diğer işler bu kapsamda. Şirket içinde bir yazılım ekibiniz veya zaten güvendiğiniz bir tedarikçiniz varsa bu kalem sıfıra iniyor. İşi onlar yapabiliyor. Ama PIM deneyimi olmayan bir yazılım ekibi projeyi yavaşlatabiliyor. Önemli olan, PIM mantığıyla düşünebilmek. Proje ilerledikçe işin şekli değişiyor. Bu yüzden süreç de değişken. Kapsamını baştan belirleyip bir iki revizyonla bitirdiğiniz standart bir web sitesi işi değil.
- Danışmanlık ücreti. Benim ücretim. Projeyi başından sonuna kadar yürütüyorum. İş ilerlerken şirket içindeki ekibi eğitiyorum. Sonucun sorumluluğunu ben alıyorum. Sizin tarafta teknik geçmişi olan biri proje yöneticiliğini üstlenebilirse ücretim düşebilir, hatta sıfıra inebilir. Bu henüz olmadı. Olursa o kişinin alanını daraltmadan destek veririm.
Bu kalemleri bilerek ayırıyorum. Müşteri, sağlayıcıya, yazılımcılara ve bana ne ödediğini görmeli. Hepsini bir araya toplamak, hangi işi kimin yaptığını gizliyor.
Bu adım 1–2 ay sürüyor. Süreyi değiştiren taraf müşteri, ben değilim. Bilgiler netse teklif hızlı çıkıyor. Belirsizse sormaya devam ediyorum.
Adım 1: Keşif (1–2 ay)
Teklif imzalandıktan sonra projeyi ayrıntılı olarak tanımlamak için şirket içindeki ekiple yakın çalışıyorum.
Burası binanın temeli. Temel zayıfsa sonraki her adımda sorunlar büyüyor.
- Faz için kuralım, gereken en az işle başlamak. Web sitesi ve teknik föy genelde yeterli. Sonra proje büyüyor: montaj kılavuzları, broşürler, distribütör portalları. Ama 1. Faz, tamamlayıp kullanıma açabileceğimiz kadar küçük olmalı.
Bu noktada kapsamı genişletme isteği hep geliyor. “Hazır başlamışken şunu da yapabilir miyiz…” Hayır. Önce 1. Faz kullanıma açılıyor, sonra ekliyoruz. Kapsamı büyüyen bir 1. Faz, hiç kullanıma açılamayan bir 1. Faz oluyor.
Bu adım da 1–2 ay sürüyor. Süre yine müşterinin ne kadar net olduğuna bağlı.
Adım 2: Veri yapısı ve yazılım ekibine talimatlar (1–2 ay)
Burada 1. Adım’da topladığım bilgileri bir veri yapısına ve yazılım ekibine gidecek iş tanımlarına dönüştürüyorum.
Normal bir projede bir aydan fazla sürmüyor. Karmaşık bir projede iki aya çıkabiliyor. Genelde bunun nedeni, müşterinin ürün sipariş sistemini de yeniden düzenlemek zorunda olmamız.
Çoğu aydınlatma kataloğunun sipariş mantığı onlarca yıl önce kurulmuş. O günden beri her yeni ürün bu yapıya eklenmiş. Bir noktada bu mantık ürün gamını taşıyamaz hale geliyor. Önce bunu düzeltmek gerekiyor. PIM, bozuk bir sipariş yapısının üzerini örtemez.
Adım 3: Yazılım geliştirme ve veri girişi (3–4 ay)
- Adım kesinleşince iş tanımları yazılım ekibine gidiyor.
Bu noktada yalnızca örnek veri giriyoruz. Yazılım ekibinin ihtiyacı kataloğun tamamı değil, veri yapısı. Önce mantık, sonra içerik.
Yazılım ekibi çalışırken şirket içindeki ekip de kataloğun tamamını girmeye başlıyor. Projenin en zor kısmı bu. Zorluk teknik değil, düşünme biçiminde. Ekip elektronik tablolara alışmış. PIM’de her ürün, alanları olan bir kayıt. Bazı değerler üst kayıttan geliyor. Bu dönemde ekibe yakın duruyorum. Çünkü projeler, bu düşünme biçimi değişirken sessizce takılabiliyor.
Bu adım 3–4 ay sürüyor. Katalog, 1. Adım’da fark edilenden daha eski veya daha dağınıksa bazen daha uzun sürüyor.
Adım 4: Kullanıma açılış
- Adım’dan sonra sistemi kullanıma açıp 1. Faz’ı kapatmaya hazırız. İlk çıktılar kullanıma giriyor. Genelde web sitesi ve teknik föy.
Gurur duyduğumuz bir an. Arkasında çok emek var. Müşteri yatırımının karşılığını ilk kez burada görüyor. Bir sunumdaki sayı olarak değil. Tek bir alanı değiştirdiğinde güncellenen bir web sitesi olarak.
Sonra ilginç bir şey oluyor. 1. Faz tamamlanıp temel sağlamlaşınca müşteri, elle yürüttüğü hangi işi sırada düzeltebileceğine bakıyor. Ardından bir sonrakine.
Kültür de burada değişmeye başlıyor.
PIM’i değerlendiren bir aydınlatma üreticisiyseniz 30 dakikalık bir görüşme için benimle iletişime geçin. Ya da buradan başlayın: